Grootse uitdaging voor Alliander: een onboarding ontwikkelen voor 250 medewerkers per maand

Zo leren nieuwe collega’s vanaf dag één waar ze aan bijdragen en voelen ze zich meteen onderdeel van het geheel. Randy Dommerholt (Manager Learning & Development bij Alliander), Rosa van der Deen (L&D expert bij L&D Talents) en Remco van den Hout (Learning Innovator bij Digital Chefs) vertellen hoe Join the Grid tot stand kwam, wat het opleverde en waarom het werkt.

Duizenden nieuwe collega’s

Alliander staat voor een enorme uitdaging. In tien jaar tijd moet er werk verzet worden waar normaal decennia overheen gaan: kabels aanleggen, middenspanningsruimtes bouwen en het energienet uitbreiden en verzwaren. Binnen HR werd daarom al snel duidelijk dat de bestaande aanpak de groei niet kon bijbenen.

Nog voordat Randy in dienst kwam, werd binnen de organisatie al geconcludeerd dat onboarding anders moest. Vanuit verschillende rollen binnen HR en arbeidsmarktontwikkeling werd een team gevormd dat zich specifiek op onboarding richtte.

“Toen ik in 2023 bij Alliander begon, ben ik op die rijdende trein gesprongen,” vertelt Randy. “Op dat moment hadden we ongeveer 7.000 medewerkers. Inmiddels zijn dat er zo’n 11.000, intern en extern. Alleen al aan vaste medewerkers zitten we nu boven de 9.000.”

Dat groeitempo vroeg om een onboarding die veel meer was dan een introductiemiddag. “3.000 mensen per jaar onboarden betekent dat je te maken hebt met instroom, doorstroom en uitstroom die je moet vervangen. Alles bij elkaar zorgt dat voor een recruitmentdoelstelling van zo’n 3.000 mensen per jaar. Dat vraagt om een onboarding die echt meegroeit met de organisatie.”

Goede onboarding helpt bij behoud

De onboarding kon niet blijven zoals die was. Enerzijds omdat het te veel tijd en capaciteit vroeg van interne collega’s. Anderzijds omdat nieuwe medewerkers onvoldoende grip kregen op het geheel. Randy: “Voor Join the Grid bestond de onboarding uit verschillende e-learnings. We merkten dat de context van Alliander en wat jouw plek is in Alliander niet goed overkwam.” De informatie werd te versnipperd aangeboden: “Men kon niet goed een verhaal maken. Wat is nou mijn plek in deze grote organisatie?” En dat raakt ook het behoud. Randy: “We zagen dat de uitstroom in het eerste jaar te hoog was.” 

Waarom L&D Talents: direct inzetbaar en snel resultaat

Bij zo’n grote groei is tijd kostbaar. Alliander bouwde het L&D-team op, maar moest tegelijkertijd blijven leveren. Ook teams vanuit het toenmalige Arbeidsmarkt, Scholing en Behoud werkten aan onboarding. Ook daar was externe expertise nodig om verder te bouwen aan een sterke onboardingaanpak.

Randy: “Toen ik binnenkwam had ik vier medewerkers. Dat was mijn hele team om 7.000 medewerkers te bedienen.” Daarom koos Alliander voor externe expertise. “Een externe expert heeft twee tot drie dagen inwerktijd en is daarna operabel. Dat hadden we nodig.”

Vanuit het team Arbeidsmarkt, Scholing en Behoud werd gestart met het ontwikkelen van de eerste onboardingmodules. Vanuit Alliander speelden onder meer Marnix de Groot en Wouter van der Loo een belangrijke rol in deze ontwikkeling. Al snel werd de opdracht breder: onboarding doorontwikkelen én zorgen dat organisatieonderdelen uiteindelijk zelf ook goed konden onboarden.

Ook experts van L&D Talents droegen bij aan het traject. Zij hielpen bij het ontwerpen en ontwikkelen van de onboardingmodules en bij het verder professionaliseren van de aanpak.

De oplossing: Join the Grid (online) + Time is Now (serious game)

Join the Grid is ontworpen als één onboardingervaring met twee onderdelen:

1. Online onboarding: één route via een interactieve kaart

Voorheen kregen nieuwe collega’s losse e-learnings in hun mailbox. Dat werkte niet goed. Remco: “In eerste instantie waren er 15 e-learnings die in één klap bij de medewerkers terechtkwamen in de mailbox, in willekeurige volgorde. Het was lastig om daar structuur in te hebben. Dat hebben we teruggebracht naar één mailtje; één training die we uitserveren en daarin zitten om en nabij elf modules, afgestemd op de rol van de nieuwe collega.” 

Met behulp van Join the Grid is de onboarding volledig samengevat in een interactieve kaart. 

De kaart is dynamisch afgestemd op de functie van de medewerker en sluit aan op de wereld van Alliander. Remco: “Je ziet een dorpje dat gevoed moet worden door energie. Medewerkers bouwen hun route stap voor stap op. Elke keer als je een module afrondt, een module is op de kaart een middenspanningsruimte, dan kom je verder in de onboarding. Zo krijgt uiteindelijk het hele dorp zijn energie.” Randy hoort veel positieve reacties van deelnemers: “Mensen vinden het een fijne manier. Vooral omdat je kunt zien hoe ver je bent. Dat maakt de e-learnings behapbaarder en leuker.”

2. Time is Now: kennismaken met collega’s, cultuur én missie

Alliander wilde ook dat nieuwe collega’s zich snel verbonden voelen met elkaar én met de missie. De introductiedag, georganiseerd door de afdeling HR Events, was eerder een programma vol fysieke workshops, met een maximum van 150 mensen. Rosa: “Terwijl het er 250 moesten worden.” Bovendien is in grote groepen niet iedereen betrokken. Rosa: “Dan heb je misschien vijf mensen die actief een hand opsteken.” De serious game maakt het anders. Medewerkers vormen teams, lopen door het pand en voeren opdrachten uit. “Het helpt ze heel erg met het verbinden met hun nieuwe collega.”

Implementatie: snel live, daarna verbeteren

De druk was hoog. Er kwamen grote groepen nieuwe collega’s aan en de organisatie moest door. Daarom koos Alliander voor snelheid en doorontwikkeling. Randy: “Wij hadden de tijd niet om het ADDIE-model helemaal uit te zetten. We doen een light variant: implementeren en itereren.” Dat betekent: snel live met een eerste versie en verbeteren op basis van ervaring. Rosa merkte dat onboarding intern enorm leefde. “Als ik het thema onboarding noemde, was ik overal welkom.” Er werd ook bewust gewerkt aan toegankelijkheid: “We hebben alle teksten naar B1 niveau laten zetten, omdat de doelgroep heel breed is. Ook is de onboarding beschikbaar in het Engels.”

Resultaten: hogere tevredenheid, minder druk, sneller productief

Het programma helpt mensen sneller op gang, zegt Randy: “Door Join the Grid snappen ze sneller hoe Alliander werkt en kunnen ze sneller echt bijdragen aan de energietransitie.” Na de eerste maand stegen de medewerkerstevredenheidscijfers van 7,1 naar 8,3. Nog een paar indrukwekkende cijfers:

• Ervaren wegwijs te zijn binnen Alliander: 6,7 → 8,2
• Verbinding voelen met Alliander: 7,3 → 8,0
• Capaciteit introductiedag: 150 → 250 deelnemers
• Jaarlijkse investering in onboarding:  -49%
• Kosten per medewerker: -73%
• Time to competence (inwerktijd): gemiddeld -65%

Naast de meetbare resultaten leverde Join the Grid ook erkenning van buiten op. Remco: “We hebben afgelopen november 2025 maar liefst twee Learning Technologies Awards gewonnen, uit ruim 400 inzendingen. Brons voor het 'Beste Internationale Learning Technologies Project’ én Goud voor het ‘Beste Learning Technologies Onboardingprogramma’!”

Samenwerking: korte lijnen en vertrouwen

Wat maakte dit traject zo succesvol? Korte lijnen, vertrouwen in elkaar en vakmanschap. De experts kregen de ruimte om gewoon te gaan bouwen.

“Dat kon omdat ik Rosa al kende uit eerdere samenwerking en Ketrin en Emilie ook van eerdere projecten kende,” vertelt Randy. “Daardoor wist ik wat ze in huis hebben. Zonder hen was dit echt niet gelukt.”

Join the Grid staat inmiddels als centrale onboarding en wordt verder geborgd in de organisatie.

Randy: “We komen straks op een punt dat alle 29 organisatieonderdelen een onboarding hebben die voldoet aan de richtlijnen die Rosa heeft neergezet.”

Ook Digital Chefs blijft betrokken voor de continuïteit. “Naast maandelijkse hosting, onderhoud en support werken we samen met Robbin Bosch, de Alliander-collega die het project van Rosa heeft overgenomen, aan de verdere doorontwikkeling van het programma.”