SAP-migraties voor een grote, complexe organisatie? Mark neemt jarenlange ervaring mee

Het Midlancen bevalt Mark goed, vertelt hij. Sinds drie jaar werkt hij voor Business Solutions Talents en hij heeft al verschillende mooie opdrachten mogen vervullen. “Ik werkte jarenlang als SAP-consultant voor bedrijven als Philips en NXP, waar ik vooral veel op inkoop zat. Binnen de Midlance-constructie heb ik ook enkele zijstapjes gemaakt. Als productowner voor een waterbedrijf en een laadpalenfabrikant, bijvoorbeeld. Die verscheidenheid aan rollen en opdrachten vind ik leuk. Ook prettig? Dat ik me als Midlancer niet druk hoef te maken om acquisitie en administratieve rompslomp. Er wordt me veel uit handen genomen waardoor ik écht met mijn vak bezig kan zijn.”

Volwassen organisatie

Mark vindt het fijn om deel uit te maken van het Business Solutions Team. “We zijn een club van vijftien senior consultants uit allerlei windrichtingen. Dat is onze meerwaarde, we hebben alles al een keer gezien. Niet alleen nutsbedrijven als Essent, maar ook de overheid en productiebedrijven van groot naar klein. Zelf heb ik bijvoorbeeld ook bij het Ministerie van Justitie gezeten. Verder zijn we een volwassen organisatie met mensen die zichzelf weten te redden en kennis van zaken hebben. En dat betekent dat we snel kunnen worden ingezet en niet eerst drie maanden hoeven worden ingewerkt. Daarnaast gaan we verder dan onze expertise in oplossingen. We snappen ook de processen eromheen en kunnen verandermanagement aan mensen uitleggen. Daardoor zijn we als relatief klein team aantrekkelijk voor uiteenlopende partijen met complexe vraagstukken.”

Migratie naar SAP S4/Fiori

Een zo’n partij is een grote, complexe organisatie in de publieke sector. Mark werkt er nu anderhalf jaar als lead consultant van een SAP-team van twintig experts. “Eigenlijk ben ik middenin een migratietraject binnen komen vallen. De oude SAP-omgeving voldeed niet meer en zorgde voor veel ruis, mist en onduidelijkheid in het inkoopproces. Daarom gaan we de oude omgeving migreren naar SAP S4/Fiori. Met deze nieuwe oplossing wordt alles een stuk overzichtelijker. Zo kunnen medewerkers commentaren en bijlagen meegeven in de workflow en is de wijzigingshistorie van voorgaande documenten inzichtelijk gemaakt: van aanvraag tot offerte tot bestelling tot contract. Het is ook gebruiksvriendelijker geworden, met netjes gesorteerde tegeltjes in het overzicht: net zoals de apps op je telefoon. Medewerkers hoeven dus geen transactiecodes meer uit hun hoofd te leren. Bovendien is de database versimpeld met snellere processors, waardoor rapportages sneller komen en de mogelijkheden om rapportages te maken zijn uitgebreid. Een mooie oplossing voor zowel medewerkers als management, dus.”

Creatieve oplossing

Gedurende het traject heeft het team wel voor wat uitdagingen gestaan. “Bij de start van het traject vroegen we de organisatie wat ze met deze migratie wilden bereiken. Daar kwam een lijst met wensen en behoeften uit voort. Die lijst hebben we beantwoord, maar de praktijk blijkt altijd weerbarstiger. Voor sommige zaken ben je als inkoop namelijk afhankelijk van andere lines of business. Een voorbeeld? We wilden graag flexible workflow realiseren, voor goedkeuring van inkoopdocumenten, maar na de inrichting bleek dat dit alleen goed werkt als je ook een andere component installeert: lean services. Helaas wilden de andere lines of business daar niet in meegaan. Een enorm dilemma, want hoe haal je de voordelen van flexible workflow binnen als je lean services niet kan gebruiken? Uiteindelijk hebben we classic workflow gecombineerd met de vrijgavestrategie en de HR organisatiestructuur. Maar wél in een fris, nieuw jasje zodat de eindgebruiker het verschil niet merkt. Dat hebben we mooi opgelost, vind ik zelf. Wa